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Unleash your Gmail : 5 astuces de l’utilisation de Gmail

Par Bertrand · 22 février 2019 · Un commentaire

Ecrit par Bertrand

Aujourd’hui, la messagerie Gmail est la première messagerie au monde avec 1,5 milliards d’utilisateurs. Connaissez-vous toutes les astuces pour utiliser Google Mail correctement ? Etiquettes, filtres et autre thèmes, voyons ensemble toutes les fonctionnalités de la messagerie Google.

Ce n’est pas un hasard si Google affiche fièrement 1,5 milliards d’utilisateurs de sa messagerie Gmail. Avec son design épuré, le fait qu’elle soit accessible partout (Google mail est à la fois une application web et mobile), sa facilité d’utilisation et ses multiples fonctionnalités, la messagerie Google n’a rien à envier à ses concurrents.

Vous êtes probablement un utilisateur de cette boîte, mais connaissez-vous toutes les petites astuces qui vous permettront d’avoir une boîte Gmail encore plus facile d’utilisation ? Voilà ce dont je me sers quotidiennement pour profiter à fond de toutes ses fonctionnalités.

1. Comment installer un thème Google mail ?

Plutôt que d’avoir une messagerie Google blanche et plutôt triste, pourquoi ne pas opter pour un beau thème avec une belle photo ? C’est possible et très rapidement. Voilà la démarche à suivre :

  1. Cliquez sur le rouage ⚙️ (Paramètres) en haut à droite de votre écran.
    Ajouter un thème Gmail - Etape 1 : Cliquer sur "Paramètres"
  2. Cliquer sur « Thèmes ».
    Ajouter un thème Gmail - Etape 2 : Cliquer sur "Thèmes"
  3. Plusieurs possibilités s’offrent à vous.
    1. Utilisez un des thèmes proposés par Google mail
      Ajouter un thème Gmail - Utiliser un des thèmes de Google
    2. Cliquez sur « Autres images pour parcourir encore plus d’images proposées par la messagerie Gmail ou pour importer votre propre photo.
      Ajouter un thème Gmail - Importez votre image

2. Tout organiser grâce aux libellés

A l’instar des « dossiers », il est possible, dans Google mail, de classer les emails dans un ou plusieurs libellés, par exemple « Famille », « Travail », « Promos », etc. Ces libellés peuvent également être hiérarchises. Enfin, il est possible de donner des couleurs aux libellés, ce qui permet d’identifier tout de suite quel est l’objet de l’email. On verra plus tard, mais des filtres donnent la possibilité d’appliquer automatiquement des libellés aux emails arrivant dans votre messagerie Gmail, ce qui les rend d’autant plus pratiques.

Un petit topo de l’organisation des libellés

Comment créer des libellés ?

  1. Sélectionner un ou plusieurs emails que vous souhaitez classer en les cochant.
    Gmail - Creer libellé
  2. Dans la barre juste au dessus des emails, cliquer sur l’icône « Déplacer vers » ou sur « Libellés ».
    Gmail - Creer libellé
  3. Dans le menu qui s’ouvre, cliquer sur « Créer »
    Gmail - Creer libellé
  4. Vous pouvez alors donner un nom à votre Libellé. Si vous souhaitez le hiérarchiser, vous pouvez le faire en cliquant sur « Imbriquer le libellé sous » et sélectionner le libellé parent.
    Gmail - Creer libellé

Comment attribuer un libellé ?

  1. Sélectionner un ou plusieurs emails que vous souhaitez classer en les cochant.
    Gmail - Creer libellé
  2. Dans la barre juste au dessus des emails, cliquer sur l’icône « Déplacer vers » ou sur « Libellés ».
    Gmail - Creer libelléA noter la différence : « Libellés » permet simplement d’ajouter un nouveau libellé alors que « Déplacer vers » ajoute le libellé ET archive l’email (il n’est donc plus en boîte de réception mais peut être retrouvé à d’autres endroits).
  3. Sélectionne un ou plusieurs libellés dans lesquels vous souhaitez faire apparaître vos emails.
    Gmail - Appliquer libellé
  4. Cliquez sur « Appliquer » pour terminer
    Gmail - Appliquer libellé

Comment donner une couleur à ses libellés ?

Deux méthodes :

  1. Dans votre liste des libellés, à gauche, passer la souris sur le libellé voulu. Un symbole avec 3 points apparaît.
    Gmail - Changer couleur libellé
  2. Un menu s’affiche dans lequel vous pouvez cliquer sur « Couleur du libellé » et choisir parmi les existantes ou en créer une personnalisée.
    Gmail - Changer couleur libellé

3. Faire une recherche avancée

Combien de fois cherchez-vous un email envoyé par votre collègue il y a 3 mois, et qu’il semble impossible à retrouver ? L’outil de recherche de la messagerie Google est très avancé, mais méconnu. Il est pourtant accessible en un seul clic !

En haut de votre fenêtre Google mail se trouve la barre de recherche. Cliquez sur le bouton à droite pour ouvrir le menu de recherche de la messagerie Gmail.Gmail - Recherche d'emailsC’est ici que s’ouvre des possibilités infinies ! Vous pouvez chercher des mails selon le destinateur ou le destinataire (par adresse email ou par nom), l’objet, quels mots contenait ou ne contenait pas l’email, les dates, s’il contenait une pièce jointe, etc.

Notez que ces paramètres peuvent se cumuler pour faire des recherches encore plus fines !Gmail - Recherche d'emails

4. Toute la puissance des filtres pour organiser vos emails

Si vous êtes comme moi et que vous recevez plusieurs dizaines de mails par jour (voire plusieurs centaines selon les périodes), il faut vite pouvoir venir à l’essentiel et identifier d’un coup d’oeil les emails les plus importants.

Il est possible, à partir de la recherche avancée vue plus haut, d’appliquer des filtres qui vont faire des tâches simples comme ajouter automatiquement un libellé en fonction du destinateur de l’email.

Commençons avec un cas concret : mettre automatiquement les nombreux emails de notification de Facebook dans un libellé tout joli tout bleu pour pouvoir les parcourir et surtout les supprimer rapidement.

Cas concret : Classer automatiquement les emails de Facebook dans un libellé

  1. Comme vu plus haut, cliquer sur la flèche à droite de la zone de recherche pour ouvrir le menu avancé.
    Gmail - Recherche d'emails
  2. Dans zone « De », ajouter « Facebook ». Pas besoin de mettre une adresse email, tous les destinateurs ayant pour Facebook comme nom seront sélectionnés dans le filtre (c’est rare d’avoir un autre contact qui s’appelle Facebook, n’est-ce pas ? Sinon c’est un spam…)
    Gmail - Filtres
  3. Cliquez ensuite sur « Créer un filtre » en bas du menu
    Gmail - Filtres
  4. Un nouveau menu apparaît avec une dizaine d’options. Cliquer sur la case à cocher « Appliquer le libellé :  » puis cherchez (ou créez) le libellé « Facebook ». Cliquez sur « Créer un filtre » pour terminer.
    Conseil : Cochez aussi « Appliquer également ce filtre à XX conversations correspondantes » pour que vos emails précédents soient déjà bien classés 🙂
    Gmail - Filtres

Comme vous pouvez le voir, plusieurs autres options sont disponibles comme l’activation du suivi pour les emails importants ou la possibilité de ne jamais envoyer dans le dossier Spam quand Google insiste un peu trop pour mettre certains emails en spam.

5. Toutes vos boîtes mail en une

C’est un problème de plus en plus courant : nous possédons tous une quantité de boîtes mail, parfois deux, parfois dix. Mais saviez-vous que vous pouviez recevoir tous vos mails à partir d’autres boîtes directement dans votre messagerie Gmail ?

Google mail permet en effet de recevoir ses emails depuis n’importe quelle boîte et d’envoyer des emails depuis n’importe quelle boîte aussi.

Si vous possédez des boîtes mails assez connues comme hotmail, orange, sfr, free ou même d’autres boîtes Gmail, la configuration est très simple. Si vous possédez votre propre nom de domaine, la configuration demandera des étapes supplémentaires : les serveurs et ports POP et SMTP de votre domaine. Si vous ne comprenez pas ce que c’est, c’est que vous n’en avez très certainement pas besoin.

Requis : l’identifiant et le mot de passe de votre autre boîte.

  1. Cliquez sur le rouage ⚙️ (Paramètres) en haut à droite de votre écran.
    Ajouter un thème Gmail - Etape 1 : Cliquer sur "Paramètres"
  2. Cliquez sur « Paramètres »
    Gmail - Importer d'autres emails
  3. Dans le menu du haut, cliquez sur l’onglet « Comptes et importation »
    Gmail - Importer d'autres emails
  4. Dans l’encart « Envoyer des e-mails en tant que : », cliquez sur « Ajouter une autre adresse e-mail »
    Gmail - Importer d'autres emailsGmail - Importer d'autres emails
  5. Une fenêtre en pop-up s’ouvre (vérifiez que votre navigateur ne bloque pas les pop-ups).
    Remplissez votre nom et l’adresse email à intégrer.
    Gmail - Importer d'autres emails
  6. Remplir les « Nom d’utilisateur » et « Mot de passe ».
    Si vous avez un nom de domaine qui n’est pas orange, sfr, hotmail ou autre, vous devrez très probablement remplir aussi le Serveur SMTP, le port et la connexion.
    Gmail - Importer d'autres emails
  7. Si tout s’est bien passé, Gmail vous demandera un code ou de cliquer sur un lien, laissez ça de côté, on verra plus tard 😉
  8. Restez dans les paramètres et allez dans l’encart « Consulter d’autres comptes de messagerie : » pour cliquer sur « Ajouter un compte de messagerie.
    Gmail - Importer d'autres emailsGmail - Importer d'autres emails
  9. La méthode est semblable à ce que vous avez fait avant. Entrez l’adresse email du compte à importer
    Gmail - Importer d'autres emails
  10. Ici, vous avez parfois la possibilité de passer par Gmailify qui simplifie grandement les étapes suivantes. Si pas possible, cliquez simplement sur suivant.
    Gmail - Importer d'autres emails
  11. Comme précédemment, indiquez votre Nom d’utilisateur et mot de passe. Cochez « Vous devez toujours utiliser une connexion sécurisée. Si vous avez une erreur de connexion après avoir tout validé, essayez de décocher cette case.
    Chose très intéressante : Vous avez la possibilité d’appliquer un libellé automatiquement pour les messages qui viennent de cette messagerie !
    Cliquez aussi sur « Conserver une copie du message récupéré sur le serveur ». Vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos emails autre part par la suite.
    Comme précédemment, si vous avez un nom de domaine autre que Orange, SFR, Hotmail, Free… vous aurez probablement à entrer le serveur POP et le port.
    Gmail - Importer d'autres emails
  12. Validez. Vous avez bientôt fini !
    Revenez sur votre boîte de réception. Vous avez du recevoir quelques uns des derniers emails reçus par votre compte importé. Vous avez du recevoir un email de « L’équipe Gmail » commençant par « Gmail confirmation ». Ouvrez-le et cliquez sur le gros lien au milieu.
    Gmail - Importer d'autres emails
  13. Cliquez enfin sur « Confirmer ». Vous avez terminé !
    Gmail - Importer d'autres emails

Toutes ces étapes sont un peu longues mais une fois que c’est fait, les choses sont beaucoup plus simples !

Et sur mobile alors ?

Presque toutes les infos que je vous ai données ici sont disponibles sur l’application mobile de la messagerie Gmail. Comme sur pc, vous pouvez :

  • Avoir les étiquettes
  • Faire des recherches avancées
  • Avoir des filtres
  • Recevoir et envoyer des emails d’autres boites

Il n’y a juste pas de thème pour un si petit écran, et le paramétrage est quand même plus simple sur PC.

Que pensez-vous de ces astuces ? Comptez-vous les tester ?

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Eni Lorac
Eni Lorac
1 année il y a

Merci beaucoup Bertrand, tout s’éC1claire

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